Ponad rok temu 30 proc. pracowników w Polsce miało możliwość pracy zdalnej*. Ale dopiero obostrzenia będące wynikiem rozprzestrzeniania się pandemii sprawiły, że ponad połowa firm w naszym kraju zrealizowała projekty umożliwiające wdrożenie tego modelu**. Praca zdalna sprawdziła się jako efektywne rozwiązanie, które na stałe zmieniło sposób funkcjonowania wielu przedsiębiorstw.
Zapotrzebowanie na zdalne narzędzia pracy spowodowało wzrost zainteresowania technologiami chmurowymi. Szybko okazało się, że implementacja narzędzi i migracja danych do chmury może przebiec sprawnie, szczególnie jeśli działamy z doświadczonym partnerem. Jednak narzędzia to nie wszystko. Z upływem miesięcy wyznaczanych kolejnymi lockdownami okazało się, że chociaż ich udostępnienie umożliwiło pracę zdalną bez przestojów, niesie za sobą także kolejne wyzwania.
Firmy dostrzegły, że pracownicy mają kłopot z efektywnym korzystaniem z narzędzi chmurowych głównie dlatego, że próbują przenieść do nowej rzeczywistości dotychczasowe przyzwyczajenia. Wciąż silnie pokutuje model pracy, bazujący na przestrzeni dysku własnego komputera. W efekcie obiecywana przez dostawców rozwiązań chmurowych poprawa efektywności pracy czy nieograniczona mobilność nie była w wielu polskich firmach tak imponująca, jak wskazują na to światowe statystyki.
Chcesz efektywnie pracować w chmurze? Przeanalizuj procesy w swojej organizacji.
Oceń zasadność dotychczasowych metod pracy. Zespoły, które mają dostęp do narzędzi chmurowych, często pracują „po staremu” w wyniku przyzwyczajeń i braku świadomości istnienia dostępnych funkcjonalności. Należy więc rozpoznać działania, które można wykonać w sposób alternatywny do dotychczasowego i tym samym skrócić czas ich realizacji. Przykładem może być nagminnie realizowana w firmach wieloetapowa ścieżka akceptacji, która polega na przesyłaniu dokumentów od osoby do osoby drogą mailową. Taki proces ma dziesiątki scenariuszy prowadzenia go w sposób zautomatyzowany z użyciem narzędzi chmurowych.
Zweryfikuj pulę używanych narzędzi. Zdarza się, że firmy płacą za te same funkcjonalności u dwóch dostawców, ponieważ nie mają świadomości, że niektóre z zakupionych pakietów licencyjnych dostarczają im potrzebne rozwiązania w zestawie. Dostawcy narzędzi chmurowych takich ja Office 365, czy G-suite zapewniają kompleksowy pakiet pokrywający potrzeby zespołów często nawet w 100 procentach. Stąd opłacanie „jednopłaszczyznowych” rozwiązań przeznaczonych do prac biurowych staje się bezzasadne.
Poznaj potrzeby i wyzwania, przed którymi stoją różne zespoły. Pracownicy z łatwością wskażą nam, jakie procesy i działania w ich codziennej pracy są długotrwałe czy powtarzalne. W kontekście rozwiązań chmurowych takie obszary mogą być najłatwiej zautomatyzowane i realizowane bez naszego udziału. Warunkiem ich zidentyfikowania jest wykonanie odpowiedniej diagnozy.
Wnioski z analiz umożliwią zastosowanie w firmie rozwiązań, które wpłyną na dopasowanie możliwości dostarczanych w pakietach narzędzi chmurowych do potrzeb firmy i jej modelu operacyjnego. Kluczowym krokiem w tym procesie jest przeprowadzenie w organizacji zrównoważonej edukacji, opartej o przykłady ze środowiska firmowego, która docelowo uwzględnia nie tylko obsługę narzędzi, ale przemodeluje styl pracy.
Rozwój wymaga cyfryzacji – cyfryzacja potrzebuje człowieka
Narzędzia typu “Modern Workplace” to pakiet technologiczny zmieniający sposób pracy na taki, w którym wysoka efektywność idzie w parze z prostotą obsługi i usprawnieniem wielu do tej pory “analogowych” procesów. Nowoczesne narzędzia zapewniają bezpieczeństwo organizacji na niespotykanym dotąd poziomie. Jednak kluczowym kryterium sukcesu w procesie cyfryzacji jest człowiek, który na końcu tej technologicznej układanki musi przekonać się, że udostępniane mu narzędzia są nie tylko łatwe w obsłudze, ale przynoszą mu bezpośrednie korzyści.
Dorota Lasecka-Pęk, Kierownik Produktu, Usługi Cloud & Data Center, Asseco Data Systems
*Confidence Index Michael Page, 2019
**Raport “Trusted Economy w nowej rzeczywistości”, 2020
