Microsoft Teams doskonale sprawdza się, jako narzędzie do spotkań zespołów, do czatów indywidualnych i projektowych oraz przy organizacji pracy i porządkowaniu dokumentów.

Co jednak zrobić, kiedy trzeba zorganizować spotkanie np. prezesa dużej lub średniej firmy z pracownikami? Z założenia takie spotkania, zwane w nomenklaturze specjalistów od marketingu i PR – „in-hall meetings” – mają pozwolić przekazać szerszej grupie odbiorców – na przykład wszystkim pracownikom, przesłanie kierownictwa firmy.  Jest to wyzwanie skoro w spotkaniu w Teamsach może uczestniczyć maksymalnie 120 osób. Rozwiązaniem jest opcja zaszyta w Teams, czyli broadcast. Poniżej krok po kroku, przedstawiony jest proces przygotowania takiego spotkania.

Zanim zacznie się broadcast, czyli ustalenia wstępne.

Ustalamy z osobami, dla których mamy przygotować tego typu spotkanie niezbędne szczegóły: kiedy spotkanie ma się odbyć, ile czasu mamy na nie przewidzieć, ile osób będzie występować w charakterze prezenterów, czy możliwe będzie zadawanie pytań „z sali”. Informacje te musimy zebrać zanim skonfigurujemy spotkanie.

Przenosimy ustalenia do Teamsów.

Otwieramy kalendarz dostępny w Teams i ustawiamy spotkanie na daną godzinę. Korzystamy z opcji  „Nowe spotkanie” wybierając „Zdarzenie na żywo”. Dodajemy tytuł spotkania, informacje o dacie i godzinie oraz proponowany tekst zaproszenia, który zostanie rozesłany oraz inne potrzebne informacje.

Wybierając osoby w tzw. grupie wydarzenia przypisujemy im określone role.

Zgodnie z informacjami Microsoft organizator to ta osoba, która planuje wydarzenie na żywo i zapewnia prawidłową konfigurację uprawnień dla uczestników i grupy wydarzenia, która będzie zarządzać jego przebiegiem i brać w nim udział. Nie mniej ważny jest producent, czyli osoba czuwająca nad jego przebiegiem, „miksująca” obraz. Przy dużym wydarzeniu warto mieć nawet dwie osoby w takiej roli. A najważniejsze są oczywiście osoby prowadzące – te które do nas przemawiają, prezentują różne treści poprzez udostępnienie pulpitu bądź moderują sesję pytań i odpowiedzi. 

Zanim zapiszemy spotkanie decydujemy jeszcze, że będzie ono dostępne dla całej firmy.

Po potwierdzeniu wszystkich ustawień – spotkanie zostaje zaplanowane. Ale to jeszcze nie koniec przygotowań.

Wysyłamy zaproszenie do uczestników.

Zaplanowaliśmy spotkanie rozdając rolę organizatorów, producentów, prowadzących, a żeby transmisja miała sens muszą być i uczestnicy. Z Microsoft Teams pobieramy link dla uczestników i rozsyłamy mailem, albo jako osobne zaproszenie z kalendarza.

Dostosuj broadcast do swoich potrzeb.

Przygotowania wciąż trwają. Jeszcze wspomniana sesja Q&A. Można ja ustawić poprzez edycję spotkania (Edytuj => Ustawienia). Tam też zaznaczamy, kto będzie miał dostęp do nagrania i czy system ma korzystać z automatycznej transkrypcji (napisy).

Sesja pytań wymaga moderowania, więc jeśli się na nie zdecydujemy – pamiętajmy, żeby zapewnić sobie odpowiednią liczbe osób. Trudno będzie jednocześnie czuwać nad produkcją i moderowaniem sesji pytań. Spotkanie z kierownictwem firmy na pewno zyska na interakcyjności, jeśli ustawimy tą funkcjonalność.

Koniec planowania w Teams. Dopracowujemy nietechniczne szczegóły z uczestnikami zaplanowanego broadcastu. Ustalamy plan przebiegu spotkania, szykujemy elementy graficzne np. planszę początkową. I czekamy na transmisję.

Dorota Marzec, Asystent Zarządu oraz lider komunikacji wewnętrznej
Dorota Lasecka-Pęk, Kierownik produktu Usługi Cloud i Data Center