W „czasach zarazy” tysiące pracowników przeszło na tryb pracy zdalnej. Dla wielu z nich jest to nie lada wyzwanie. Bowiem na nowo trzeba ułożyć plan działania.
Wyzwanie numer 1: dostosować się do atmosfery, jaka panuje w domu: ustalić reguły naszej dostępności z pozostałymi domownikami, znaleźć dogodny „kąt” do pracy, odszukać na nowo rytm „przerw kawowych”.
Wyzwanie numer 2: znaleźć nowy rytm pracy zespołu, który jeszcze niedawno pracował w jednej lokalizacji, w zbliżonym czasie, biurko w biurko.

Statystyki wskazują, że jeszcze dwa tygodnie temu, czyli do „czasów zarazy”, ok. 30 % pracowników w Polsce miało możliwość pracować wcześniej zdalnie a zaledwie 33%, z tej grupy pracowało zdalnie minimum 4 razy w miesiącu*. Dziś całe firmy przechodzą na ten tryb jednocześnie.

Jakie możliwości technologiczne i organizacyjne mamy na wyciągniecie ręki, które pozwolą nam zachować dotychczasową dynamikę i efektywność pracy?

Jeszcze tydzień temu spotkania zespołów zazwyczaj odbywały się w wyznaczonym czasie, w konkretnej salce konferencyjnej. Dzisiaj taką wirtualną salę możemy stworzyć dzięki urządzeniom, w które wyposażony jest każdy laptop: kamera, mikrofon, klawiatura i najważniejsze – narzędzia takie jak Teams (Microsoft), Meet (Google), Zoom (Monday). Dzięki nim mamy możliwość połączenia całego zespołu projektowego, prowadzenia dyskusji w formie wideo – czy telekonferencji, przesyłania w jej trakcie komentarzy poprzez czat, współdzielenia obrazu przez dowolnego uczestnika.

Jak zorganizować zdalne spotkanie zespołu projektowego? – krok po kroku

Jest czwartek, a zgodnie z dotychczasową praktyką na poniedziałek mamy zorganizować spotkanie zespołu projektowego plus kilku dodatkowych osób do konsultacji, łącznie 11 osób. To ma być typowy poniedziałek ;), ale w nowej rzeczywistości pracy zdalnej.

Start:
1. Sprawdzamy dostępność kluczowych uczestników.

Za pomocą podstawowych narzędzi biurowych Office365 Kalendarz/Asystent planowania, czy G-siute sprawdzamy dostępność wszystkich uczestników o wybranej godzinie. Pamiętamy, że przy pracy zdalnej wszystko może się zdarzyć, dlatego potwierdzamy telefonicznie możliwość wzięcia udziału w spotkaniu dwóch najistotniejszych osób. Są dostępni – ok, nie są  – szukamy innej, dogodnej dla nich godziny, w końcu są kluczowi.

2. Zapraszamy na spotkanie.
Do wszystkich osób z kalendarza wysyłamy zaproszenie na spotkanie. Planujemy nie tylko godzinę rozpoczęcia spotkania, ale także przewidywany czas trwania zakładając niewielki margines na jego przedłużenie się.

Wpisujemy temat: Planowanie wdrożenia. Dodatkowo dodajemy harmonogram, który wstępnie zapowie uczestnikom, kto i w której części dyskusji będzie proszony o wypowiedź.

Po wysłaniu zaproszenia do uczestników okazuje się, że jedna osoba – niekluczowa dla projektu – ma w tym czasie inną zaplanowaną aktywność. Nie szkodzi – w końcu pracujemy zdalnie, a nasze dzieci także zamiast w szkole i przedszkolu są w domu. Nieobecnym zapewnimy dostęp do materiałów ze spotkania w inny sposób. Sprawdzamy tylko, że pozostałe 10 osób potwierdziło spotkanie.

Kalendarz z agendą spotkania i uczestnikami

3. Spotkanie
Jest poniedziałek. W zależności od indywidualnych ustawień wybranych podczas wysyłania zaproszenia na spotkanie, na 15 min przed, uczestnicy otrzymują powiadomienie na ekranie. Osoby, które korzystają z pakietu narzędzi biurowych na smartfonie, mogą dostać takie przypomnienie w telefonie. Bezpośrednio z powiadomienia lub za pośrednictwem kalendarza, jednym kliknięciem dołączamy do spotkania.

Jako organizatorzy włączamy nagrywanie. Nie jest to żadna „tajna opcja” – informacja o rozpoczęciu nagrywania pojawia się wszystkim uczestnikom. Nagrywając spotkanie dbamy o nieobecnych i zapewniam im możliwość zapoznania się z przebiegiem spotkania. Co prawda zawsze możemy również przesłać im wykonaną przez nas w trakcie spotkania notatkę z najważniejszych ustaleń. Jednak czasem, jeśli poruszane zagadnienia są skomplikowane, jeśli prezentowane były rozbieżne stanowiska, warto mieć nagranie.

E-mail z powiadomieniem o wygenerowaniu nagrania

Podgląd nagrania wraz z licznymi narzędziami jak udostępnianie, czy podgląd transkrypcji

W trakcie spotkania, przy zachowaniu kultury rozmowy – głos zabiera każdy. Jedna z osób prezentuje swój ekran, na którym udostępnia podgląd potrzebnych dokumentów. Uprawnienia do prezentowania zostają po niej przekazane kolejnym osobom i przy ożywionej dyskusji omawiane są kolejne punkty z harmonogramu spotkania. Pojawia się jakaś wątpliwość? Jeden z uczestników korzystając z funkcjonalności czatu wkleja link do strony internetowej, na której znajduje się odpowiedź.

Współdzielony podgląd ekranu wraz czatem.

W trakcie  spotkania okazuje się, że brakuje nam jeszcze jednej informacji ze strony klienta. Naturalnie możemy zadzwonić do niego po spotkaniu, ale mając kluczowych ekspertów „w jednym miejscu” możemy doprosić dowolną osobę spoza organizacji do aktualnie toczącego się spotkania. Uprzedzamy tylko na wstępie, że dołączamy go do spotkania zespołu projektowego i krótko przedstawiamy uczestników. Spotkanie zmierza ku końcowi – okazuje się, że zmieścimy się w czasie, bo akurat jednym z nieobecnych była największa gaduła w zespole 😉

4. Po spotkaniu

Cel osiągnięty: proces działań w projekcie przechodzi do kolejnego etapu, przepływ informacji w zespole jest zachowany, poza poziomem wiedzy zespołu mamy ślad realizacji pracy w postaci nagrania i notatki.

Czego zabrało: tylko dwie osoby włączyły kamerę i ominęły nas ukradkiem robione miny i zdrowo uszczypliwe komentarze zazwyczaj rzucane pod nosem 😉 Dlatego kwestię używania kamery warto uzgodnić przy wysyłaniu zaproszenia. W wielu sytuacjach jej użycie ułatwia dyskusję i przebieg spotkania.

Dorota Lasecka-Pęk, Kierownik Produktu Usługi Cloud i Data Center & Dorota Marzec, asystent Zarządu oraz lider komunikacji wewnętrznej

* Wyniki badania „Confidence Index”, przeprowadzonego w I kwartale 2019 r. przez firmę rekrutacyjną Michael Page